Importanza della comunicazione scritta negli affari

I leader aziendali di successo sono comunicatori esperti, sia in forma orale che scritta. L'era digitale ha trasformato il modo in cui le aziende comunicano con consumatori, fornitori e partner. La comunicazione aziendale scritta dovrebbe essere professionale, chiara e concisa. Non cadere vittima di comunicazioni scritte male, prima di rendersi conto di quanto sia importante la comunicazione scritta per la tua azienda.

Crea un record permanente

Tutte le forme di comunicazione scritta diventano una registrazione permanente di idee, incidenti, proposte e altri fatti . Il record aiuta gli imprenditori ad accedere rapidamente alle informazioni, soprattutto se sono scritte su un supporto digitale. La comunicazione scritta viene utilizzata anche nei procedimenti legali e può diventare l'unica difesa per azioni legali avverse intraprese contro l'azienda. Ad esempio, un ex dipendente potrebbe dire che non c'erano motivi per il suo licenziamento e potrebbe farti causa. Se il suo fascicolo di dipendente documentava chiaramente reclami e violazioni del codice etico nel corso del suo impiego, è possibile dimostrare la causa.

Definisce il marchio

La comunicazione scritta fa parte del tuo marchio. In generale, la maggior parte delle lettere dovrebbe avere un tono professionale, un inglese adeguato e solide capacità grammaticali. Senza questi, i lettori potrebbero pensare che l'azienda sia piena di analfabeti, incapaci di fare un buon lavoro. Dopo tutto, con tutto l'aiuto che i programmi per computer offrono in ortografia, grammatica e stile, non c'è motivo per uno scrittore di essere poco professionale nella comunicazione.

Sebbene la maggior parte della comunicazione debba essere di tono professionale , alcuni formati scritti come i social media e le e-mail ti consentono di aggiungere un po 'di personalità aziendale al tuo marchio. Questo è importante per sviluppare e consolidare il tuo marchio. Ad esempio, i Millennial hanno il loro gergo e il modo in cui creano post e rispondono alle e-mail potrebbe avvantaggiare un'azienda se usano lo slang per questo gruppo target. Non lasciarti trasportare, mantieni il gergo al minimo. Lo slang è lì per relazionarsi al gruppo. Usare troppo slang, tuttavia, può sminuire il tuo messaggio.

Stabilisce relazioni leali

La comunicazione riguarda la costruzione di relazioni trasmettendo messaggi . I messaggi chiari aiutano a creare fiducia e integrità tra chi scrive e chi legge. Una comunicazione ben scritta aiuta a definire gli obiettivi, identificare i problemi e arrivare a soluzioni. Questo è importante in ogni aspetto del business. I dirigenti devono scrivere chiaramente promemoria in modo che il personale comprenda le direttive senza confusione. I rappresentanti di vendita devono spiegare caratteristiche e vantaggi in un modo che entusiasmi il potenziale cliente. I responsabili delle risorse umane devono annotare oggettivamente qualsiasi incidente e redigere rapporti.

Offre facilità di distribuzione

Quando è necessario distribuire informazioni a un gran numero di persone, la comunicazione scritta è molto efficiente . Potrebbe trattarsi di un promemoria aziendale che delinea una nuova politica o processo di cui tutti devono essere consapevoli e rispettare. L'utilizzo di metodi di distribuzione digitale rende il processo più veloce in modo che l'implementazione possa iniziare prima.