Come inserire un PDF in Excel

Microsoft Excel viene utilizzato da molte aziende per gestire e organizzare i dati, dai dati di vendita alle informazioni di contatto per i clienti o le assunzioni. I file PDF, un formato creato da Adobe, sono anche comunemente usati per archiviare documenti, immagini e altre informazioni visive in un modo facile da stampare o leggere su un'ampia varietà di dispositivi. È possibile incorporare file PDF in file Excel o altri formati di file di Microsoft Office, come i documenti di Microsoft Word. In alcuni casi, potresti preferire estrarre i dati da un PDF in un formato compatibile con i fogli di calcolo o semplicemente inserire un collegamento ipertestuale al PDF in un foglio di calcolo.

Incorpora un PDF in Excel

Non è difficile imparare come incorporare un file in Excel. Se si tratta di un PDF, chiunque desideri leggere la coppia completa di file avrà bisogno di Microsoft Office e di un lettore PDF come Adobe Reader o di un altro programma software compatibile con ciascuno dei formati.

Per fare in modo che Excel inserisca il PDF, prima apri il foglio di calcolo in Excel. Quindi, fai clic il "Inserisci" linguetta sul menu multifunzione e cliccare il "Oggetto" icona all'interno del "Testo gruppo" di icone di comando.

Nella finestra di dialogo "Oggetto" , seleziona la scheda "Crea nuovo" e seleziona "Documento Adobe Acrobat" dall'elenco. Potrebbe esserci un numero di versione dopo "Adobe Acrobat" nella descrizione del formato del file. Assicurati che la casella di controllo "Visualizza come icona" sia selezionata. Quindi fare clic su " OK".

Seleziona il file PDF che desideri incorporare, utilizzando il menu file del tuo sistema operativo per dire a Excel di importare il PDF. Apparirà nel documento come un'icona che puoi trascinare dove desideri che appaia.

Collegamento a un PDF invece

In alcuni casi, potresti non voler incorporare il PDF direttamente nel file del foglio di calcolo Excel. Ciò potrebbe creare confusione per alcuni utenti e aumenterà le dimensioni del file Excel. Limiterà anche la tua capacità di modificare il PDF separatamente dal foglio di calcolo.

Un'alternativa è mettere il file PDF online e collegarlo ad esso dall'interno del foglio di calcolo. Puoi inserire il file sul sito web della tua azienda o su un servizio di condivisione di file come Dropbox, Microsoft OneDrive o su Google Drive. Quindi, ottieni l'URL del file PDF e verifica che funzioni nel tuo browser web. In tal caso, inserisci l' URL in una cella in Excel.

Potresti voler inserire del testo nella cella o in una cella adiacente per spiegare qual è il collegamento. Inoltre, potresti voler creare un PDF protetto da password o utilizzare i controlli di accesso sul tuo Web o sulla piattaforma di file hosting, per limitare chi può accedere al file.

Inserisci l'indirizzo email in Excel

Puoi anche digitare un indirizzo email nel foglio di calcolo, se preferisci che la persona che legge il foglio di calcolo ti contatti per riceverlo. Digita semplicemente l'indirizzo in una cella normale.

Se desideri creare un collegamento per inviarti un'e-mail, utilizza la funzione HYPERLINK in una formula. Metti "= HYPERLINK (mailto: [email protected]? Oggetto = oggetto desiderato" in una cella, sostituendo [email protected] con il tuo indirizzo e l'oggetto desiderato con l'oggetto.

Raggruppa i file insieme

Se non vuoi seguire il percorso Web, puoi anche semplicemente distribuire il PDF e il file Excel insieme.

Se li invii tramite e-mail o su una piattaforma di messaggistica come Slack o Microsoft Teams, allega il messaggio allo stesso messaggio e capisci come funzionano insieme. In alternativa, inseriscili in un file Zip o in un altro file di archivio, in modo che possano essere condivisi come una singola unità.

Puoi anche metterli nella stessa cartella su un Drive condiviso dell'azienda o su uno strumento di condivisione file di tua scelta.

Estrai dati PDF in Excel

A seconda di cosa c'è nel tuo file PDF, potresti semplicemente metterlo direttamente nel tuo foglio di calcolo Excel.

Se il PDF contiene dati tabulari o di testo, puoi copiarlo e incollarlo direttamente nelle celle del foglio di calcolo. Se l'operazione di copia e incolla non mantiene la formattazione, puoi utilizzare uno strumento specializzato per estrarla in modo più preciso.

Strumenti online come CometDoc e strumenti offline come il programma gratuito e open source _PDFToText possono aiutare a estrarre testo formattato da file PDF e convertirli in altri formati come Excel, Word o testo normale . Potresti provare più programmi, finché non ne trovi uno che dia il risultato desiderato.

In alcuni casi, ad esempio se un PDF contiene grafici, può essere utile acquisire semplicemente uno screenshot del PDF e quindi incorporarlo come immagine nel file del foglio di calcolo Excel.