5 tipi di documenti commerciali

Un'azienda utilizza i documenti per comunicare, effettuare transazioni commerciali e analizzare la propria produttività. I documenti aziendali vanno da brevi messaggi di posta elettronica a complessi accordi legali. Alcuni documenti sono preparati da dipendenti e titolari di aziende, mentre altri sono redatti da professionisti esterni all'azienda, come commercialisti e avvocati. Poiché i documenti forniscono la prova delle attività di un'organizzazione e possono essere consultati per anni a venire, è importante che siano scritti correttamente.

Email e promemoria

I colleghi in genere utilizzano la posta elettronica per scambiarsi informazioni. Prima che la posta elettronica diventasse prevalente, i memorandum venivano utilizzati per i messaggi interni all'ufficio. I promemoria vengono ancora utilizzati in situazioni in cui un messaggio deve accompagnare un file specifico e nei casi che richiedono una maggiore privacy rispetto a un'e-mail.

Sia un promemoria che un'e-mail identificano il mittente e il destinatario e contengono una riga dell'oggetto. Il testo è formattato in uno o più paragrafi.

Lettere commerciali per la comunicazione esterna

Le lettere commerciali vengono utilizzate per comunicare con persone al di fuori dell'ufficio. I destinatari possono includere clienti, colleghi di altre aziende, fornitori di servizi, professionisti che forniscono consulenza all'azienda, funzionari governativi e candidati a un lavoro. Una lettera commerciale è solitamente formattata in stile blocco, in cui tutti gli elementi della lettera, ad eccezione della carta intestata, sono allineati con il margine sinistro.

Può essere inviato tramite posta elettronica o consegnato per posta. Se una lettera viene inviata nel testo di un'e-mail, il mittente include il suo nome, il titolo professionale e le informazioni di contatto nella parte inferiore dell'e-mail.

Rapporti aziendali per la trasmissione di informazioni

I report aziendali trasmettono le informazioni in un formato più formale e solitamente più lungo di una lettera. I rapporti coprono una varietà di argomenti, come conformità alla sicurezza, dati di vendita, dati finanziari, studi di fattibilità e piani di marketing. Possono includere statistiche, tabelle, grafici, immagini, casi di studio e risultati di sondaggi. Alcuni rapporti vengono pubblicati a beneficio degli investitori. Se un report è periodico, ad esempio un report mensile sulle vendite, viene utilizzato un modello per comodità e per consentire il confronto con i report precedenti.

Documenti transazionali per condurre affari con i clienti

Una società utilizza i documenti per effettuare transazioni commerciali con i propri clienti. Per risparmiare tempo, questi documenti possono essere formattati come un modulo, come un modulo d'ordine, una pagina di trasmissione, una fattura o una ricevuta. I tipi di documenti transazionali utilizzati variano leggermente in base alla natura dell'attività. Un agente assicurativo, ad esempio, genera richieste e polizze assicurative, mentre un prestatore utilizza richieste di prestito e documenti ipotecari.

In alcuni campi, le imprese stipulano accordi e contratti con altri; tali documenti potranno essere redatti dall'avvocato della società.

Documenti finanziari per gestire l'attività

Un'azienda utilizza documenti finanziari per rispettare il proprio budget, preparare proposte di budget e presentare dichiarazioni dei redditi. Questi documenti includono registrazioni di ricevute, rapporti sui salari, fatture pagate, estratti conto bancari, dichiarazioni di reddito, bilanci e moduli di dichiarazione fiscale. Questi documenti possono essere preparati dal contabile della società.

Un imprenditore utilizza questi documenti per determinare il successo finanziario dell'azienda e per identificare le aree che sono improduttive. Un capo dipartimento potrebbe utilizzare documenti finanziari per preparare una proposta di budget.