La differenza tra una richiesta e un ordine di acquisto

Convincere i tuoi dipendenti a compilare documenti aggiuntivi quando hanno bisogno di materiali o forniture può essere difficile, ma mettere in atto un sistema di approvvigionamento aiuta a controllare i costi e crea una traccia cartacea quando cerchi di controllare i tuoi conti finanziari. Le richieste di acquisto e gli ordini di acquisto sono documenti chiave nel processo di acquisizione degli articoli di cui la tua azienda ha bisogno per operare, standardizzando il processo di ordinazione internamente ed esternamente.

Mancia

Una richiesta di acquisto è un modulo che un reparto interno della società, ad esempio il reparto posta, invia all'ufficio acquisti della società elencando gli articoli che desidera che il reparto acquisti ordini da un fornitore esterno. Una volta che il reparto acquisti di un'azienda ha approvato la richiesta di acquisto, emette un ordine di acquisto al fornitore esterno della merce richiesta, avviando la transazione di vendita.

Invio di una richiesta di acquisto

Una richiesta di acquisto è un modulo che un reparto interno della società, ad esempio il reparto posta, invia all'ufficio acquisti della società elencando gli articoli che desidera che il reparto acquisti ordini da un fornitore esterno. Sebbene i singoli moduli variano a seconda dell'attività, le richieste di acquisto generalmente richiedono informazioni specifiche, incluso il nome del reparto che richiede gli articoli, il numero esatto di articoli richiesti, una descrizione generale degli articoli, il nome legale del solito fornitore esterno e il prezzo previsto dell'acquisto. Una richiesta di acquisto viene approvata o rifiutata dal reparto acquisti.

Quando sono richieste le richieste?

Per i piccoli acquisti, è spesso una procedura standard per i reparti interni acquistare articoli direttamente dai rivenditori utilizzando una carta di credito aziendale e saltare del tutto il processo di requisizione dell'ufficio acquisti. Di solito, le aziende richiedono una richiesta di acquisto quando una proposta di acquisto supera un determinato importo. Ad esempio, la Tufts University richiede un ordine di richiesta per la maggior parte degli acquisti superiori a $ 2.000. Altre attività richiedono ordini di richiesta per acquisti molto più piccoli

Emissione di ordini di acquisto

Una volta che il reparto acquisti di un'azienda ha approvato la richiesta di acquisto, emette un ordine di acquisto al fornitore esterno della merce richiesta, avviando la transazione di vendita. Gli ordini di acquisto devono includere alcune informazioni, come il nome dell'ufficio acquisti, gli articoli acquistati, l'indirizzo di spedizione, i termini di pagamento, le istruzioni di fatturazione e il numero dell'ordine di acquisto. Per facilitare la tenuta dei registri, gli ordini di acquisto hanno in genere lo stesso numero della richiesta di acquisto associata. Una volta che il venditore esterno accetta l'ordine di acquisto, diventa un contratto vincolante sia per l'acquirente che per il venditore.

Ordini di acquisto per transazioni interne

Una richiesta di acquisto è un documento interno inviato da un reparto a un altro che richiede alla società di acquistare articoli da un fornitore esterno. In genere, un ordine di acquisto è un documento esterno che viene inviato a una parte esterna come parte di una transazione di vendita. Tuttavia, può essere utilizzato anche internamente. A volte un reparto di un'azienda desidera acquistare attrezzature o materiali da un altro reparto; in questi casi, molte aziende richiedono all'ufficio acquisti di inviare un ordine di acquisto interdipartimentale.

Gli ordini di acquisto interdipartimentali possono essere utili per l'ufficio finanziario o contabile nelle grandi aziende in cui i reparti hanno budget operativi separati.