Le caratteristiche di un sistema di gestione delle informazioni

Un sistema di gestione delle informazioni raccoglie e gestisce i dati archiviati in una varietà di formati e li rende accessibili alle persone che ne hanno bisogno. Spesso, una piccola impresa deve solo gestire documenti e fogli di calcolo dell'ufficio e renderli disponibili ai dipendenti. Altri potrebbero aver bisogno di raccogliere e gestire informazioni dettagliate sui dati dei clienti. Ancora altri sistemi di gestione delle informazioni rendono i dati disponibili a grandi organizzazioni o anche al pubblico in generale attraverso un sito web.

Indipendentemente dai requisiti di un'organizzazione, un buon sistema di gestione delle informazioni dovrebbe essere in grado di raccogliere, archiviare e gestire i dati nei formati richiesti e fornire le informazioni necessarie su piattaforme adeguate alle persone che ne hanno bisogno.

Comprensione dei sistemi di gestione delle informazioni

Piuttosto che un singolo pacchetto software, pensa a un sistema di gestione delle informazioni come a un sistema di regole stabilito dalla tua azienda per determinare il modo in cui i dipendenti raccolgono, archiviano e accedono alle informazioni. Se la tua azienda attualmente utilizza molti prodotti diversi che non comunicano tra loro, potresti aver bisogno dell'assistenza di un esperto, come un rivenditore a valore aggiunto, per integrare i tuoi dati prima di poter mettere in atto un sistema di gestione delle informazioni.

Le informazioni devono essere raccolte e archiviate

La maggior parte delle aziende dispone di informazioni in una varietà di formati differenti archiviate in più di un posto. Alcuni file possono essere archiviati su un server aziendale, mentre altri sono archiviati localmente su desktop e laptop, mentre altri ancora sono archiviati nel cloud, con servizi come Google Drive o Microsoft OneDrive. Strumenti specializzati, come un software CRM (Client Relationship Management) o un software di gestione dell'inventario, possono mantenere le informazioni indipendenti da questi altri sistemi.

Un sistema di gestione delle informazioni centralizza le informazioni in modo che non vengano duplicate in luoghi diversi o in formati diversi, il che spesso porta a versioni leggermente diverse dei documenti accessibili a persone diverse in momenti diversi.

Esempio : se si dispone di un software CRM, tutte le informazioni sul client devono essere archiviate lì e non duplicate in altri luoghi. Documenti e fogli di calcolo dovrebbero essere sul server aziendale o in una soluzione cloud, dove sono accessibili a tutti, sottoposti a backup e protetti.

Le informazioni devono essere gestibili

I manager dovrebbero avere accesso a tutte le informazioni aziendali richieste dai loro dipartimenti. Dovrebbero essere in grado di approvare o negare le modifiche ai documenti correnti, nonché la creazione di nuovi documenti. È necessario eseguire il backup dei dati in modo che, se un file viene eliminato o compromesso, può essere ripristinato. Anche l'accesso ai dati dovrebbe essere limitato in modo che solo chi ne ha bisogno possa usarlo.

Esempio: se un dipendente apporta una modifica a una lettera standard inviata ai clienti, il manager può esaminare e approvare la modifica o ripristinare una versione precedente del documento. Questa è una funzionalità standard in sistemi come Google Drive, OneDrive e Microsoft SharePoint, in cui i proprietari dei documenti sono in grado di approvare o negare le modifiche, nonché di limitare le capacità di modifica e la capacità di accedere alle informazioni a persone specifiche.

Le informazioni devono essere accessibili

Per alcune piccole imprese, è sufficiente disporre di informazioni accessibili solo sui computer aziendali. Ma oggi, sempre più aziende richiedono che le informazioni siano accessibili fuori sede, oltre che su tablet e smartphone. Ciò può essere ottenuto rendendo le informazioni accessibili su un server web sicuro e, in molti casi, tramite un'app mobile.

Esempio: utilizzando Microsoft Sharepoint, è possibile configurare un sito Web del portale aziendale utilizzato solo dai dipendenti. I manager possono impostare flussi di lavoro per i progetti per garantire che tutti contribuiscano quando necessario. I manager possono anche impostare requisiti di approvazione per le pagine pubblicate sul portale aziendale e impostare autorizzazioni per dipendenti o gruppi specifici per garantire che le modifiche vengano apportate solo da persone autorizzate a farlo. Tutti possono accedere alle informazioni tramite un browser Web o tramite l'app SharePoint sui propri tablet e smartphone.