Vantaggi e svantaggi della contabilità computerizzata

I programmi software di contabilità computerizzata hanno fatto molti progressi nel corso degli anni. Questi programmi semplificano la vita agli imprenditori quando si tratta di monitorare le spese, preparare le tasse e guardare alla crescita dei ricavi. I programmi software di contabilità sono diventati comuni, ci sono sia vantaggi che svantaggi nell'affidarsi a un computer per tutta la contabilità.

Vantaggio: semplicità

La maggior parte degli imprenditori non sono contabili o contabili di professione e trovano difficile svolgere la maggior parte delle attività contabili. È qui che i programmi software di contabilità offrono vantaggi a un imprenditore. Un'ampia varietà di programmi software di contabilità è facile da usare. Gli imprenditori possono guardarsi intorno per trovare un programma facile da installare, imparare e utilizzare. Molti programmi forniscono prompt per il tipo di dati da inserire in ciascuna sezione. Una volta stabilito il sistema con conti bancari, debiti e fornitori, l'imprenditore deve solo aggiornare le informazioni non appena arrivano.

Vantaggio: affidabilità

La maggior parte dei principali programmi software semplifica l'utilizzo del programma. La matematica è precisa e affidabile, quindi un imprenditore può determinare con precisione i fondi disponibili in qualsiasi momento.

Vantaggio: redditività

Assumere un contabile interno o esternalizzare il lavoro a un contabile o una società di contabilità può essere costoso. Il programma software ha un costo iniziale e potrebbe richiedere l'assunzione di un contabile per impostare i conti e istruire l'imprenditore sull'utilizzo del programma, ma diventa rapidamente conveniente. Il proprietario non deve pagare nulla oltre all'acquisto e alla configurazione del software. La maggior parte dei programmi funziona con i sistemi operativi per anni e solo occasionalmente richiede un aggiornamento poco costoso.

Vantaggio: capacità di collaborare

Molti programmi software consentono ai proprietari di aziende di impostare autorizzazioni che consentono a un contabile esterno o un contabile di accedere ai dati. Gli imprenditori possono sincronizzare le informazioni con conti bancari e di credito e importare dati con un clic del mouse. Ciò consente ai proprietari di aziende di riconciliare rapidamente gli account e importare le informazioni corrette che devono essere riviste dai consulenti chiave.

Gli imprenditori dovrebbero esaminare le migliori opzioni per l'attività. Considera i backup sul cloud o su dischi rigidi separati per mantenere registrazioni accurate in caso di problemi.

Svantaggio: potenziale frode

La dipendenza dai computer a volte porta a problemi più grandi. Con più dati software ospitati nel cloud, ci sono più opportunità per gli hacker di ottenere i dati finanziari della tua azienda e utilizzarli. Ciò mette a rischio le risorse e crea potenziali responsabilità se gli hacker utilizzano l'identificazione fiscale del datore di lavoro per aprire carte di credito e prestiti aziendali. C'è anche il rischio che qualcuno all'interno dell'azienda acceda alle informazioni, magari rubando denaro dai depositi giornalieri e alterando i dati nel programma. Gli imprenditori devono proteggere diligentemente le informazioni finanziarie.

Svantaggio: problemi tecnici

Quando si ha a che fare con i computer, possono sorgere problemi. Potresti completare i dati di fine anno per il tuo commercialista e riscontrare un'interruzione di corrente. I computer potrebbero acquisire un virus e fallire. Esiste anche la possibilità che gli utenti eseguano in modo errato attività software che non conoscono. Se un utente cerca di fare una cosa ma inavvertitamente fa qualcos'altro, potrebbe essere necessario un po 'di lavoro per annullare l'errore.

Svantaggio: informazioni errate

Le registrazioni contabili valgono solo quanto i dati inseriti nel sistema. I titolari di attività che non si prendono il tempo per stabilire correttamente le categorie di account possono inserire dati e generare rapporti non accurati.

Gli imprenditori possono fare molto per mitigare gli svantaggi e potenziali problemi associati alla contabilità computerizzata con una corretta pianificazione e integrazione del software. Prendersi il tempo per stabilirlo correttamente è più facile ed economico che cercare di tornare sui propri passi perché quando si verifica un problema.