Qual è il presupposto dell'entità aziendale?

La contabilità per piccole imprese può essere una pratica complessa, ma esistono diversi principi contabili generali che aiutano gli imprenditori a strutturare le proprie procedure contabili e mantenere libri chiari e accurati. È importante che le aziende aderiscano alla pratica del presupposto dell'entità aziendale in modo che non siano solo protette legalmente, ma anche il quadro finanziario della loro azienda sia chiaramente rappresentato.

Assunzione di entità aziendale definita

Il presupposto dell'entità aziendale, a volte indicato come presupposto dell'entità separata o concetto di entità economica, è un principio contabile che afferma che i registri finanziari di qualsiasi azienda devono essere tenuti separati da quelli dei suoi proprietari o di qualsiasi altra attività. Tutti i proventi derivanti dall'attività della società devono essere registrati come utili e tutte le spese devono essere quelle appartenenti esclusivamente all'attività. Eventuali spese personali del proprietario non devono essere addebitate all'azienda. Questo rigoroso rispetto della separazione consente di valutare l'azienda ai fini della redditività e delle imposte sulla base di dati finanziari accurati piuttosto che su un miscuglio confuso di finanze personali e aziendali. Si applica anche a tutte le aziende anche se legalmente un'impresa e il suo proprietario sono visti come la stessa entità.

Separazione legale e contabile

Le imprese esistono in una varietà di forme e ogni struttura ha le proprie normative legali e fiscali applicate. Molte piccole imprese sono considerate entità di passaggio, in cui l'attività non è tassata sul reddito, ma tutto il reddito viene "trasferito" ai proprietari e sono tassate sull'ammontare del reddito che l'azienda ha guadagnato. Esempi di entità di passaggio includono imprese individuali, società S e società a responsabilità limitata (LLC). Tuttavia, in una ditta individuale, l'azienda e il singolo proprietario sono visti legalmente come la stessa cosa. Tutte le responsabilità dell'azienda, finanziarie e legali, diventano le responsabilità del proprietario. Tuttavia, anche se legalmente considerati uguali, i proprietari individuali devono mantenere e rendicontare separatamente le loro finanze personali e aziendali.

È necessaria una registrazione accurata

Uno degli svantaggi del concetto di entità aziendale nella contabilità è che i proprietari delle società devono stare molto attenti a tenere registrazioni finanziarie dettagliate e accurate, in particolare delle loro spese. Tutte le spese personali e aziendali devono essere tenute separate. Ciò significa che dovrebbero essere messe in atto procedure per garantire che le registrazioni contabili riflettano importi di spesa precisi in base allo scopo o alla percentuale di utilizzo. Ad esempio, se un imprenditore acquista gas per un'auto di sua proprietà utilizzando una carta di credito personale, ma utilizza quel gas e l'auto per viaggi d'affari, il proprietario dovrebbe essere rimborsato per tali spese utilizzando la tariffa chilometrica standard consentita dall'Internal Revenue Service (IRS). Tuttavia, se l'imprenditore prende l'auto di proprietà dell'azienda e utilizza la sua carta di credito aziendale per acquistare gas durante una vacanza di una settimana,tali spese non dovrebbero essere registrate come spese aziendali nei registri finanziari dell'azienda, ma dovrebbero essere considerate come un prelievo personale.

Gestione di divisioni aziendali o attività multiple

Un altro esempio di entità aziendale che richiede una contabilità separata è quando esistono divisioni distinte all'interno di una società o un individuo possiede più di un'azienda. Se la tua attività cresce, potresti avere l'opportunità di espandersi oltre l'ambito delle tue operazioni attuali. Puoi scegliere di creare una divisione separata all'interno dell'azienda per gestire questa nuova opportunità di business. Al fine di monitorare la salute finanziaria e le operazioni di questo segmento dell'azienda, è una buona idea registrare tutte le entrate e le spese separatamente dall'altra parte dell'azienda. Questo può essere fatto utilizzando "classi" all'interno di software di contabilità come QuickBooks. Ai fini fiscali e legali, la divisione ricade ancora sotto gli auspici della società principale, ma la contabilità separata consentirà di valutare in autonomia la sua solidità finanziaria.

Allo stesso modo, se un imprenditore gestisce più di una società, è necessario mantenere l'assunzione di un'entità separata per ciascuna attività. Sebbene il proprietario sia lo stesso, le società possono essere molto diverse per portata e dimensioni e tutte le transazioni devono essere registrate separatamente.