Quali sono i tipi di tecnologia aziendale?

Poche aziende di successo non utilizzano la tecnologia per migliorare la produttività, comunicare in modo più efficiente e monitorare clienti e merci. In effetti, la maggior parte delle organizzazioni di successo fa affidamento sulla tecnologia per quasi ogni aspetto della propria attività. Sebbene siano disponibili molti tipi di tecnologia, passare al digitale non deve intimidire gli imprenditori. Tutto può essere suddiviso in parti comprensibili di funzionalità.

Computer desktop e laptop

Per la maggior parte delle aziende, l'attrezzatura più utile è anche la più compresa. I computer desktop caricati con pacchetti software per ufficio e produttività consentono ai lavoratori di scrivere lettere, analizzare informazioni finanziarie, inviare e ricevere e-mail e progettare presentazioni di vendita.

Il computer stesso potrebbe essere un modello desktop con monitor e tastiera separati o un laptop mobile. Esistono due tipi principali di computer. I personal computer (PC) funzionano utilizzando Microsoft Windows sono i più comuni e i computer Macintosh che utilizzano il sistema operativo Apple Computer sono popolari tra i professionisti creativi.

Software e strumenti di produttività

Il software viene caricato su un computer per fornire specifici tipi di funzionalità. Strumenti di produttività, come Microsoft Word, un pacchetto di elaborazione testi e Microsoft Excel, un sistema di fogli di calcolo finanziario, possono eseguire molte delle attività più comuni richieste da una piccola impresa. Microsoft PowerPoint o Apple Keynote consentono agli utenti di preparare presentazioni di vendita dall'aspetto professionale in modo rapido e semplice. Sono disponibili milioni di altri titoli, ciascuno sviluppato per eseguire compiti specifici.

Collegamento in rete di computer e stampanti

I computer sono spesso collegati per formare una rete. Ciò può consentire alle persone all'interno di un'organizzazione di condividere documenti o informazioni, fornire un archivio centrale per archiviare i documenti o consentire alle persone di comunicare utilizzando la posta elettronica all'interno di un ufficio. Consentono inoltre a più computer di condividere una stampante o un dispositivo di archiviazione. Una rete può essere limitata ai computer all'interno di un ufficio condiviso o estendersi su più uffici e sedi.

Sistemi telefonici e di posta vocale

Sebbene non si possa considerare un telefono da ufficio come un componente tecnologico, i sistemi telefonici aziendali di oggi sono piuttosto complessi. Il tipo più comune di sistema telefonico è costituito da un'unità hardware che utilizza il software per suddividere la linea della compagnia telefonica tra i singoli ricevitori. Questi sistemi spesso includono un assistente automatico che aiuta i chiamanti a trovare il dipendente che stanno cercando e la maggior parte include anche un sistema di posta vocale per i messaggi.

I telefoni Voice Over Internet Protocol (VOIP) stanno diventando sempre più popolari. I telefoni VOIP non richiedono una linea telefonica, ma indirizzano invece tutto il traffico su Internet a un ricevitore speciale.

Sistema di contabilità finanziaria

Sebbene tecnicamente software, i sistemi contabili meritano la loro menzione a causa del loro ruolo mission-critical in qualsiasi attività commerciale. I sistemi contabili tengono traccia di ogni dollaro speso da un'azienda insieme a ogni dollaro di entrate. Una scelta popolare per le aziende più piccole è Quickbooks di Intuit, che è semplice da configurare e mantenere.

Le aziende più grandi potrebbero voler prendere in considerazione SAP Business One o Sage Accpac, che consentono entrambi una maggiore personalizzazione e una maggiore integrazione con altri sistemi. Quando cerchi di decidere quale software è giusto per te, chiedi al tuo commercialista la sua raccomandazione.

Sistema di controllo dell'inventario

Se la tua azienda vende merci, potresti voler esplorare un sistema di controllo dell'inventario. Questi sistemi tengono traccia di ogni articolo nel tuo inventario, assicurandoti di non esaurire le scorte e di non ordinare troppo. Quando arriva un nuovo inventario, il sistema viene aggiornato per riflettere le aggiunte e quando viene venduto, viene detratto dai totali.

Sistemi di gestione delle relazioni con i clienti

Un sistema di gestione delle relazioni con i clienti (CRM) tiene traccia di un cliente durante la sua esperienza con la tua azienda. Dal momento in cui ottieni informazioni sul cliente, il sistema CRM terrà traccia delle sue interazioni con te. Se un cliente chiama per ordinare un prodotto o servizio, o chiama per aiuto o per una domanda tecnica, il sistema CRM comunicherà al rappresentante dell'assistenza quando gli articoli sono stati spediti, cosa è stato ordinato in arretrato e qualsiasi altra conversazione che il cliente potrebbe aver avuto con il tuo azienda.

I sistemi CRM aiutano a costruire relazioni con un cliente riunendo tutte le informazioni che la tua azienda raccoglie dal cliente in un unico luogo per l'uso, la revisione e la risposta proattiva.