Che cos'è un modulo di richiesta di acquisto?

Le piccole imprese spesso si lanciano con un budget ridotto. Ciò rende il controllo dei costi essenziale per la salute a lungo termine dell'azienda. Un modo per tagliare le spese e incoraggiare la spesa responsabile è sviluppare un processo interno di richiesta per tutti i nuovi acquisti.

Modulo di richiesta di acquisto

Un modulo di richiesta di acquisto è un documento interno utilizzato dai dipendenti per richiedere l'acquisto di un articolo specifico. Il dipendente descrive il prodotto e perché è necessario. Questo modulo viene quindi inviato ad altri individui e reparti dell'azienda per la revisione e l'approvazione.

Il processo di richiesta

Il processo di richiesta è interno e varia a seconda delle aziende. Tuttavia, un tipico processo di richiesta di acquisto può funzionare in questo modo:

  1. Un dipendente ha bisogno di un nuovo computer portatile e ottiene un modulo di richiesta. Descrive il laptop che desidera e, se necessario, spiega perché ne ha bisogno. Quindi chiede al suo capo dipartimento di firmare il modulo di richiesta.

  2. Dopo che il supervisore ha firmato il modulo, può andare al reparto IT, in modo che gli specialisti del reparto possano assicurarsi che il computer sia compatibile con i sistemi dell'azienda e che soddisfi gli standard di sicurezza dei dati.

  3. Dopo l'approvazione dell'IT, la richiesta viene inviata all'ufficio acquisti. Il personale del reparto acquista il computer da diversi rivenditori e sceglie di acquistarlo dal rivenditore che offre il prezzo migliore. Il reparto acquisti emette un ordine di acquisto al fornitore.

Vantaggi di un processo di richiesta

Ci sono diversi vantaggi in un processo di richiesta, anche per le piccole imprese:

  • Trasparenza: il processo di richiesta richiede ai dipendenti e ai loro supervisori di giustificare un acquisto. Il semplice processo di scrittura del motivo per cui è necessario un determinato prodotto può ridurre gli acquisti non necessari. Può anche ridurre al minimo la spesa eccessiva per articoli costosi quando un prodotto meno costoso soddisfa le esigenze dell'azienda.

  • Funzionalità e compatibilità: alcuni prodotti, in particolare l'elettronica del software, potrebbero essere incompatibili con le apparecchiature e i sistemi attuali dell'azienda. Richiedendo ai capi di altri dipartimenti pertinenti di firmare un acquisto, un'azienda riduce o elimina la necessità di restituire un prodotto quando si scopre che non è adatto per l'azienda.

  • Ottenere l'affare migliore: i reparti acquisti, o un addetto agli acquisti, possono sviluppare relazioni con i fornitori e garantire prezzi preferenziali su molti prodotti.

Altre considerazioni sul processo di richiesta

Alcune aziende non richiedono moduli di richiesta per tutti gli acquisti. Ad esempio, un'azienda può decidere che gli acquisti per articoli che costano meno di $ 100 e che non sono software, computer o periferiche possono essere approvati e ordinati direttamente da un responsabile di reparto. Un processo di richiesta può essere eccessivo per un'azienda molto piccola, con solo uno o due dipendenti. Tuttavia, man mano che l'azienda cresce, rivedere i processi di acquisto e implementare nuovi processi è sempre una buona idea.