Come pianificare una cerimonia del taglio del nastro per una piccola impresa

Non dimenticare le forbici giganti

Le cerimonie del taglio del nastro sono un po 'come i matrimoni. Non importa quanto ci provi, succede sempre qualcosa all'ultimo minuto che mette in agitazione i pianificatori. Qualcuno ha dimenticato di spedire una pila di inviti. I volantini hanno annunciato l'evento per giovedì ma hanno indicato la data sbagliata.

Il ristoratore arriva in ritardo e il gambero è ancora congelato. I ritagli di nastro, come i matrimoni, sono programmati per avere quel "Ta Da!" momento. Prenditi cura dei dettagli importanti per assicurarti che il tuo "Ta Da!" è un momento felice.

Quando avere una cerimonia del taglio del nastro

Non tutte le occasioni sono adatte per un taglio del nastro. Devi avere qualcosa di nuovo e GRANDE da mettere in mostra: un'attività nuova di zecca, nuovi scavi, una grande ristrutturazione per accogliere la crescita o un esempio dei nuovi servizi che offrirai. Quando vuoi attirare l'attenzione in grande stile, una cerimonia del taglio del nastro fa un grande successo senza dover spendere un'enorme quantità di denaro.

Scegli la data e l'ora

Concediti un mese per pianificare la cerimonia e per entrare nei calendari delle persone a cui vuoi partecipare. Se il tuo nuovo spazio è ancora in fase di completamento, attendi fino a quando non sei certo quando il nuovo spazio sarà veramente finito prima di pianificare il taglio del nastro. Non fidarti della parola dell'appaltatore. Molte cose sono fuori dal suo controllo, incluso quando i suoi fornitori effettueranno effettivamente le consegne.

Verificare con la propria Camera di Commercio e con eventuali funzionari a cui si desidera partecipare prima di finalizzare la data. La loro presenza rende la tua attività e le tue notizie più importanti. Assicurati che non ci sia nient'altro quel giorno in città, perché potrebbe allontanare i partecipanti dal tuo evento o potrebbe occupare tutti i parcheggi in modo che le persone non possano arrivare al tuo evento.

Chiedi alla tua Camera di Commercio a che ora consigliano. Non tenere la cerimonia troppo tardi durante la giornata, quando il tramonto renderà più difficile scattare buone fotografie. Un'ora prima di mezzogiorno o un'ora dopo mezzogiorno consentirà alle persone di fare un pranzo più lungo. Alle 15:00, molti uomini d'affari potranno staccarsi, partecipare alla cerimonia e provare a tornare a casa presto.

Diffondere la parola

Fai un elenco di tutte le persone a cui vorresti partecipare. Chiama il sindaco, i commissari della contea e altri dignitari per entrare nei loro calendari e fagli sapere che si aspettano un invito formale. Segui le e-mail indirizzate a loro e anche ai tuoi amici e ai tuoi stretti colleghi. Di 'anche loro di spargere la voce.

Chiama i media locali con le tue informazioni e chiedi loro di coprire la tua cerimonia. Follow-up con e-mail che ribadiscono le informazioni.

Pubblica l'evento sui social media e, mentre l'evento si avvicina, continua ad aggiornare la pagina. Modifica i tuoi post per renderli interessanti e per invogliare le persone a tornare. Annuncia la tua presenza sui social media nella newsletter e nelle e-mail della tua azienda.

Trova le grandi forbici

Non sto scherzando! Chiedi alla tua camera se hanno le grandi forbici cerimoniali e un nastro gigante. Molte stanze li hanno a portata di mano e li porteranno a eventi, come ritagli di nastri e cerimonie rivoluzionarie. Se la tua camera non ha grandi forbici e un nastro gigante, controlla con i negozi di articoli per feste locali e online.

Certo, altre forbici taglieranno bene il nastro, ma nessun'altra forbice dice "GRANDI NOVITÀ!" in foto come le forbici giganti e cerimoniali che tagliano un nastro luminoso e largo. Se devi comprarli da solo, riavrai indietro il loro valore e più in buona volontà, quando presterai le forbici ad altri negli anni a venire.

Prepara inviti e volantini

Per i tuoi inviti e volantini, avrai bisogno delle seguenti informazioni:

  • CHI : il nome della tua azienda

  • COSA / PERCHÉ : cerimonia del taglio del nastro per il nostro _ ___ (nuovo edificio, nuova posizione, ecc.)

  • QUANDO : giorno della settimana, data e ora (es. Giovedì 19 luglio, 20__)

  • DOVE : Indirizzo dell'evento

  • RSVP : numero di telefono (e nome se necessario, ad esempio "Chiama Marion al numero (xxx) xxx-xxxx ext. X")

  • Saranno serviti rinfreschi

Le persone che sono sul recinto per venire o che hanno più inviti per lo stesso periodo, verranno spesso da te, se stai servendo cibo. Se stai organizzando l'evento, annota sull'invito qualcosa che indica che verrà servito cibo migliore delle patatine e del punch. Ad esempio, puoi scrivere: "Verranno serviti antipasti assortiti da Le Chef".

Invia inviti, posta volantini

Chiedi idee alle tipografie locali e chiedi offerte su inviti e volantini che affiggerai in città. Le tipografie dovrebbero essere in grado di mostrarti esempi di ciò che hanno fatto in passato. Non copiare esattamente quello di qualcun altro; chiedi invece la loro esperienza nel cambiare formulazione e colori. Oppure progettalo da solo, scrivi tutta la copia e confronta le offerte della tipografia e le date in cui possono averle pronte per te.

Sì, potresti stampare a un prezzo inferiore online o in un grande negozio di forniture per ufficio. Ma, supportando i fornitori locali, ti supporteranno e ti indirizzeranno i clienti in futuro.

Includi un indirizzo di restituzione sulle buste in modo da sapere se alcune non vengono consegnate. Pubblica volantini in giro per la città, consegna i media e chiedi ai dipendenti / amici di distribuirli.

Organizza la cerimonia

Fai una lista di controllo di ciò che vuoi che accada alla tua cerimonia:

  • Emcee / Host - Qualcuno della tua azienda o una "celebrità" della città? Emcee presenta i relatori e mantiene gli eventi in movimento

  • Relatori - Chi parlerà delle vostre notizie, darà una breve sinossi e ringraziamenti? Massimo 2 altoparlanti, 2-3 minuti ciascuno

  • Taglia-nastro / titolari - Dovrebbero essere proprietari, partner, ecc., Affiancati da dignitari della camera di commercio e altri VIP, forse familiari

  • Intrattenimento / Demo / Guide - Musica, mago, demo di un nuovo prodotto? Persone di stanza in ogni stanza per spiegare cosa c'è di nuovo?
  • Cibo : scegli e prenota il catering. Il cibo dovrebbe essere semplice e facile da mangiare.

  • Fotografo - Assumi il tuo fotografo in modo da non dipendere dai media.

Chiedi ai tuoi oratori programmati di tenere i loro discorsi prima del taglio del nastro, poiché la folla di solito si dissolve subito dopo. La pianificazione dei dettagli in anticipo riduce anche la confusione durante l'evento. Pianifica di mantenere l'intero evento da una a due ore.

Invia e-mail di promemoria una settimana prima della cerimonia. Quindi, il giorno prima, contatta la Camera e i media locali per assicurarti che qualcuno partecipi.