Buoni saluti per le e-mail aziendali

Gli imprenditori migliorano la loro immagine aziendale pubblica quando le loro politiche aziendali sono fermamente stabilite per le comunicazioni professionali. È diventato un luogo comune per i dipendenti essere molto informali quando si tratta di e-mail aziendali. E anche se è comune, essere informali sulle e-mail aziendali non è lo standard aziendale accettato. Gli imprenditori devono rendersi conto che stabilire il tono giusto dà il tono all'intera lettera.

Inizia con il saluto. Limita le opzioni di saluto, dando al personale le scelte appropriate.

Il saluto standard

Il saluto standard è "Gentile Sig. (Cognome della persona)". E, come avviene nella tradizionale corrispondenza postale, usare il saluto standard mostra rispetto e professionalità. Alcuni potrebbero considerare questo vecchio stile, ma è più accettabile che essere inavvertitamente offensivi.

Un saluto che inizia con "Dear" è senza tempo. Usa il cognome della persona se ce l'hai o se la relazione è nuova. Questo mostra rispetto.

Ad esempio, "Dear Mr. Jones" è preferito a "Dear John". Se non sei sicuro del titolo della persona (Sig., Sig.ra, Sig. Dovrebbe essere una politica aziendale standard per i dipendenti cercare di scoprire il cognome del destinatario prima di ricorrere all'uso del nome.

Un saluto più amichevole

A volte le e-mail vengono scritte utilizzando standard meno formali semplicemente perché il mittente vuole essere più amichevole. Ad esempio, "Ciao" è più amichevole di "Gentile". Questo potrebbe essere utilizzato anche in una comunicazione a freddo, in cui il mittente non ha il nome di un destinatario. Viene utilizzato anche con un nome, come in "Hi Jennifer".

Un imprenditore potrebbe avere relazioni specifiche con il cliente laddove questa viene utilizzata al di sopra del saluto formale, come definito dalle procedure aziendali. Ad esempio, il personale potrebbe assumere un nuovo cliente e chiederle se preferisce essere chiamata per nome o per cognome.

Professionale ma cordiale

Gli imprenditori vedono "Saluti:" utilizzato nella corrispondenza. È un saluto accettabile ma suggerisce un rapporto di affari cordiale piuttosto che un rapporto formale. Questo sembra voler essere amichevole e diverso, ma è ancora considerato formale. È spesso visto nelle e-mail fredde o nella corrispondenza in cui la parte mittente non ha una forte relazione con il destinatario.

Saluti da evitare

Pensa alla persona che legge l'email prima di scrivere il saluto. Quando non sei sicuro di come avviare un'e-mail aziendale, passa dalla parte dei saluti tradizionali. Iniziare l'e-mail con "Hey" viene spesso visto tra il personale più giovane, che ha un approccio casuale a tutto.

Tuttavia, questo è troppo casuale per la maggior parte delle situazioni aziendali a causa della potenziale mancanza di rispetto provata da alcuni destinatari. Ciò è particolarmente vero quando un membro del personale più giovane invia un'e-mail a un potenziale cliente o collega di lavoro più anziano.

Un altro saluto da evitare è: "A chi può interessare", a meno che tu non abbia assolutamente idea dell'identità del destinatario. Questo saluto suggerisce un'e-mail cieca che non ha alcuna relazione con il destinatario. La maggior parte dei destinatari lo vede immediatamente come un'e-mail cieca e potrebbe scartarlo prima di leggerlo. Ad esempio, "Ciao" è più amichevole di "Gentile" ed è più comune quando il mittente ha una relazione positiva stabilita con il destinatario.

Mancia

È meglio mantenere le cose brevi se non si hanno molte informazioni. "Ciao" è meglio di "Caro amico", anche se non hai un nome dopo "Ciao".