Cosa sono i diritti alla privacy dei dipendenti?

Il diritto dei dipendenti alla privacy sul posto di lavoro comprende le informazioni personali e le attività lavorative di un dipendente. Le aziende del settore privato, che non lavorano su un contratto governativo, hanno alcuni obblighi legali nei confronti dei propri dipendenti, ma spesso la politica aziendale detterà molti dei diritti alla privacy di un dipendente.

Informazione personale

La legge protegge solo le informazioni personali detenute da agenzie governative, non da società private. Spetta ai datori di lavoro privati ​​agire in buona fede con le informazioni di un dipendente. Solo un tribunale può richiedere il rilascio di informazioni personali. Per garantire la sicurezza delle informazioni sensibili, la Texas Workforce Commission raccomanda di seguire alcune regole.

Considera tutte le informazioni personali sulle caratteristiche personali, familiari e amici di un dipendente come private e riservate. Rilasciare informazioni sui dipendenti solo a coloro che ne hanno bisogno per motivi legittimi o legali. Esamina tutte le richieste di informazioni, conserva i registri e utilizza il consenso per i moduli di rilascio. Archivia in modo sicuro i documenti sensibili e distrugge i vecchi documenti. Non inviare nulla con un numero di previdenza sociale, tranne i moduli governativi consentiti delineati nella legge dello stato del Texas.

Riferimenti di lavoro

La legge non protegge le informazioni sui dipendenti di un'azienda privata dalla divulgazione a un potenziale datore di lavoro. Tuttavia, la condivisione delle informazioni sui dipendenti con terze parti non è una buona pratica (si pensi a: numero di previdenza sociale, data di nascita, livello retributivo, orario di lavoro o nome completo).

Secondo la Texas Workforce Commission, è una buona politica ricercare e documentare chi richiede informazioni e perché. Inoltre, chiedere a un dipendente delle risorse umane di gestire la richiesta. Può anche essere consigliabile ottenere un'autorizzazione scritta dal dipendente prima di rilasciare qualsiasi informazione.

Monitoraggio elettronico

Una società privata può monitorare l'uso del telefono, del computer e della posta elettronica dei propri dipendenti. È consigliabile che tutte le politiche di monitoraggio siano ben definite, documentate e ricevute per iscritto dai dipendenti. Se esistono criteri di monitoraggio del computer e della posta elettronica, è necessario indicare chiaramente che i dipendenti non hanno aspettative di privacy mentre si trovano nella proprietà dell'azienda o quando utilizzano le risorse dell'azienda.

Monitoraggio della telecamera

Il monitoraggio video / videocamera dei dipendenti ha leggi che variano da stato a stato. New Hampshire, Maine, Delaware, Kansas e South Dakota, ad esempio, richiedono tutti un avviso da dare ai dipendenti se vengono registrati, secondo Mobile Video Guard. Nel frattempo in Florida, Alabama e Tennessee, la videosorveglianza nascosta può avvenire legalmente solo in luoghi pubblici. Ma devi essere in linea anche con la definizione di luoghi pubblici nella tua giurisdizione. È importante verificare le leggi del tuo stato con lo stato stesso.

Test di droga e alcol

I test antidroga e alcolici sono consentiti all'interno di società private, sebbene i registri dei test antidroga non possano essere legalmente rilasciati. Le politiche riguardanti come, perché e quando i dipendenti vengono testati non sono applicate dalla legge, ma un'azienda dovrebbe avere una politica sulle droghe chiara e conosciuta per evitare azioni legali.

Ricerche personali

Un'azienda privata può avere una politica che le consente di cercare un dipendente, nell'area di lavoro di un dipendente o nella proprietà di un dipendente, inclusa un'auto, se si trova nella proprietà dell'azienda. Detto questo, una ricerca personale può portare a una serie di azioni legali contro un datore di lavoro. Le perquisizioni personali sono particolarmente rischiose legalmente e non dovrebbero mai essere condotte con la forza. La Texas Workforce Commission raccomanda ai datori di lavoro di procedere con estrema cautela quando autorizzano o conducono ricerche personali.

L'invasione della privacy sul posto di lavoro può portare a una miriade di conseguenze negative, tra cui un ambiente di lavoro ostile e improduttivo o persino una grande causa. Per evitare queste conseguenze, rispetta i tuoi dipendenti e rimani aggiornato su leggi e regolamenti nel tuo stato e comune.