Come rivolgersi a un gruppo nelle e-mail

Rivolgersi a un gruppo di persone tramite posta elettronica richiede un po 'di pianificazione anticipata. Come proprietario di una piccola impresa, devi considerare la privacy dei tuoi destinatari, le leggi che regolano la posta elettronica commerciale, l'etichetta richiesta per quanto riguarda chi è indirizzato e come scrivi loro. Se prevedi di inviare email future allo stesso gruppo, puoi impostare un elenco di gruppi nella maggior parte dei client come Microsoft Outlook da utilizzare come elenco di distribuzione.

A, CC o BCC

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Immagina di essere in una stanza con tutti coloro che riceveranno le email del tuo gruppo. Considera il loro rapporto con te, l'altro e la loro posta in gioco nelle informazioni che invii.

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Inserisci il tuo nome nel campo "A" e inserisci i nomi dei membri del gruppo nel campo "BCC" (Blind Carbon Copy) se queste persone non si conoscono già. Tutte le informazioni inserite nel campo Ccn vengono eliminate, quindi nessuno vedrà nomi o indirizzi e-mail tranne il tuo. Ciò è appropriato, ad esempio, se invii un'e-mail a tutti i tuoi clienti. Ricorda che la privacy ha la meglio su tutte le altre regole dell'email.

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Inserisci i nomi di tutte le persone a cui ti rivolgi direttamente nel campo "A". Questo è appropriato, ad esempio, se stai inviando un messaggio a tutti i tuoi dipendenti su un cambiamento nell'orario di ufficio. La visualizzazione dei loro nomi nel campo "A" informa questi dipendenti che l'email è diretta a ciascuno di loro.

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Metti i nomi di chiunque non sia indirizzato direttamente nel tuo messaggio ma che dovrebbe essere informato del messaggio nel campo "CC". Ad esempio, se stai inviando un messaggio a un cliente e desideri che il rappresentante di vendita sia costantemente aggiornato, devi inserire il nome del rappresentante di vendita nel campo CC.

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Utilizza il campo Ccn con discrezione quando ne hai inclusi altri nei campi A o CC. Ciò può essere appropriato, ad esempio, se si invia un messaggio a un cliente e un fornitore o un partner commerciale ha chiesto di essere informato senza che il cliente lo sappia.

Rivolgersi ai destinatari

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Utilizza un saluto generico nella prima riga dell'email, ad esempio "Saluti" o "Buona giornata" quando ti rivolgi a più destinatari. Se tutti i destinatari hanno la stessa relazione con te, rivolgiti a loro allo stesso modo, ad esempio "Gentili clienti stimati" o "Attenti dipendenti". Questo è un indizio importante per i destinatari che si tratta di un messaggio di gruppo inviato a più persone.

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Rivolgiti alla persona nel campo "A" per nome se c'è una sola persona in questo campo e ad altre vengono inviate copie carbone. Questo informa la persona che l'email è indirizzata a lei, mentre tutti gli altri sapranno immediatamente che stanno ricevendo copie carbone.

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Scrivi il messaggio in uno stile appropriato per la persona o le persone a cui si rivolge, come se parlassi loro in pubblico davanti agli altri.

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Firma l'email come faresti normalmente per le comunicazioni tra uffici. Se uno dei destinatari è al di fuori del tuo posto di lavoro, utilizza il tuo nome completo e il nome dell'azienda, nonché il tuo indirizzo e numero di telefono. Tieni presente che la legge CAN-SPAM si applica a tutte le e-mail commerciali inviate al di fuori della tua azienda.

Creazione di un gruppo di contatti in Microsoft Outlook

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Avvia Microsoft Outlook e seleziona "Nuovo gruppo di contatti" dalla sezione "Nuovo" della scheda Home.

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Digita un nome per il gruppo nel campo "Nome". Seleziona "Aggiungi membri" dal gruppo "Membri" nella scheda Gruppo di contatto.

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Selezionare "Dai contatti di Outlook", "Dalla rubrica" ​​o "Nuova email" come desiderato. Per aggiungere un nuovo contatto e-mail, è possibile digitare le informazioni nella finestra di dialogo "Aggiungi nuovo membro". Per gli altri metodi, seleziona semplicemente i nomi dall'elenco.

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Digita il nome del gruppo nel campo "A", "CC" o "BCC" del tuo messaggio di posta elettronica.