Cosa sono i codici di contabilità generale?

I codici di contabilità generale sono numeri assegnati a diversi movimenti di addebito o accredito per rendere la contabilità più semplice e funzionale. Assegnando numeri a diversi tipi di debiti o crediti, puoi dedicare meno tempo all'immissione dei dati, ordinare rapidamente le tue informazioni e preparare semplici report che potresti utilizzare una volta o di frequente.

Il libro mastro generale

Un libro mastro generale è un semplice elenco delle entrate e delle spese effettive. A differenza di un foglio di budget che elenca le entrate e le uscite previste o un report di crediti o debiti che mostra ciò che si deve o si è dovuto, un libro mastro registra le transazioni solo quando si verificano. Anche se hai un solo conto bancario che utilizzi per la tua attività, è una buona idea tenere una contabilità generale per individuare eventuali errori che tu o la tua banca potreste commettere. Fallo eseguendo una riconciliazione mensile o confrontando il tuo libro mastro con il tuo estratto conto.

Se utilizzi un conto corrente, una carta di credito e una linea di credito per pagare le bollette della tua azienda, una contabilità generale ti consente di conservare tutte le tue spese in un unico documento.

Utilizzo dei codici contabili

I codici contabili sono numeri utilizzati per designare un debito o un credito in base al tipo. Ad esempio, potresti designare i pagamenti telefonici con un codice di 100. I pagamenti per l'elettricità potrebbero essere 101. In qualsiasi momento, puoi ordinare il tuo documento in base al codice di libro mastro per vedere quanto hai pagato per telefoni o utenze.

Assegnazione di codici contabili

Il modo più semplice per assegnare codici di contabilità generale consiste nell'iniziare con un numero, ad esempio 100, assegnando a ciascuna categoria di credito o debito successiva un numero che aggiunge un numero in più al numero. In questo caso, i tuoi primi cinque codici sarebbero 100, 101, 102, 103 e 104. Per rendere i tuoi codici più utili, assegna ai numeri un significato specifico per facilitare l'ordinamento.

Ad esempio, inizia tutte le categorie di debito con il numero 1 e tutte le categorie di credito con il numero 2. I tuoi primi due codici di addebito potrebbero essere 100 e 101 e i tuoi primi due codici di credito sarebbero 200 e 201. Ciò ti aiuterà a trovare rapidamente tutti dei tuoi debiti o crediti. Aggiungi numeri aggiuntivi per raggruppare altre categorie di entrate e uscite.

Esempi di codifica in uso

Se vendi annunci cartacei di riviste, banner sui tuoi siti web e noleggi la tua lista di diffusione, puoi designare tutte le entrate stampate con il numero 2 dopo il numero del primo codice di credito, le entrate del banner con un 3 e il numero della lista con un 4. In in questo caso, la tua voce per la pubblicità stampata sarebbe 120, per la pubblicità banner 130 e per il noleggio di elenchi 140. Puoi continuare ad estenderla.

Ad esempio, se vendi annunci stampati a colori e in bianco e nero, puoi designare il terzo numero del codice come 1 per gli annunci a colori e 2 per gli annunci in bianco e nero. Se si utilizzano codici a quattro cifre, il codice per gli annunci stampati a colori sarebbe 1210 e il codice per gli annunci in bianco e nero sarebbe 1220. Ciò consente di determinare rapidamente le vendite totali di stampe e suddividere quanto proviene dagli annunci a colori.

Nomi vs. Numeri

Piuttosto che sostituire i codici di libro mastro con le parole descrittive, includi entrambi. Anche se sai che il codice di libro mastro 130 significa entrate pubblicitarie su banner, un contabile o un preparatore fiscale nuovo o sostituto potrebbe non conoscere i tuoi codici. Se tu o un contabile temporaneo avete sbagliato accidentalmente le tue voci, avere parole accanto a ciascuna di esse può aiutarti a correggere rapidamente gli errori.

Ordinamento / Totale / Media

Oltre a utilizzare i codici contabili per eseguire report una tantum, utilizzali per creare totali e medie per le categorie di entrate e uscite. Questo crea aggiornamenti in tempo reale ogni volta che effettui una voce. Ad esempio, il monitoraggio della spesa telefonica totale o delle spese mensili medie per forniture per ufficio con le celle "Totale" e "Media" consente di confrontare il rendimento corrente con il budget senza dover eseguire rapporti separati.

Esempio di piano dei conti

In caso di dubbi sulla tua capacità di impostare un sistema di codici contabili, valuta la possibilità di assumere temporaneamente un contabile o un contabile per impostare il tuo sistema o software di contabilità. La manutenzione di un sistema esistente è generalmente più facile che costruire da zero.

Esempi di conti in contanti:

  • 1110 Contanti in banca
  • 1120 Petty Cash

Esempi di conti delle entrate:

  • 2110 Ricavi maturati

  • 2120 Ricavi di cassa
  • 2130 Ricavi non monetari

  • 2140 Altre fonti di finanziamento

Esempi di debiti a breve termine:

  • 3110 Contabilità fornitori
  • 3120 Interessi da pagare
  • 3130 Crediti e sentenze pagabili

  • 3140 contratti pagabili