Come archiviare le cartelle in Outlook per liberare spazio

Non avere abbastanza spazio libero nella tua casella di posta potrebbe potenzialmente farti perdere comunicazioni importanti se arrivano con la tua casella di posta Outlook piena. Sebbene la maggior parte dei servizi di posta elettronica fornisca spazio di archiviazione sufficiente, potresti voler archiviare le tue cartelle per liberare spazio aggiuntivo nella tua casella di posta. Utilizzando Microsoft Outlook, puoi archiviare automaticamente gli elementi della cartella che corrispondono ai tuoi criteri, ad esempio gli elementi più vecchi di tre mesi. È inoltre possibile configurare cartelle specifiche da archiviare automaticamente utilizzando la funzionalità di archiviazione automatica di Outlook.

Archiviazione automatica di una cartella

È possibile configurare una cartella in Outlook per archiviare automaticamente le e-mail oltre una certa età.

  1. Scegli la cartella da archiviare

  2. Apri la cartella in Outlook che desideri archiviare. Ad esempio, fai clic su "Posta" nel riquadro di navigazione, quindi su "Posta in arrivo".

  3. Apri le impostazioni di archiviazione automatica di Outlook

  4. Fare clic sulla scheda "Cartella", quindi fare clic sul pulsante "Impostazioni di archiviazione automatica" nel gruppo Proprietà della barra multifunzione della cartella per aprire le proprietà di archiviazione automatica della cartella.

  5. Seleziona Frequenza di archiviazione

  6. Fai clic sul pulsante di opzione accanto a "Archivia questa cartella utilizzando queste impostazioni", quindi seleziona la frequenza con cui archiviare la cartella. Ad esempio, inserisci "3 mesi" nei selettori accanto a Elimina elementi più vecchi di.

  7. Scegli come archiviare i dati

  8. Fare clic sul pulsante di opzione accanto a una delle opzioni su come gestire gli elementi archiviati. Si consiglia di selezionare "Sposta i vecchi elementi nella cartella di archiviazione predefinita" a meno che non si disponga di un'altra posizione in cui si preferisce archiviare l'archivio.

  9. Salva le tue impostazioni

  10. Fare clic sul pulsante "OK" per salvare le modifiche alle proprietà della cartella e abilitare l'archiviazione. Il completamento del processo di archiviazione potrebbe richiedere alcuni minuti, a seconda delle dimensioni della cartella.

Liberare spazio manualmente

In alcuni casi, potresti voler fare in modo che Outlook archivi una cartella su richiesta. Puoi farlo utilizzando la funzione di archiviazione manuale.

  1. Apri il menu File

  2. Fare clic sul menu "File" in Outlook.

  3. Usa il menu Strumenti di pulizia

  4. Fai clic sul pulsante a discesa "Strumenti di pulizia" accanto a Pulizia cassetta postale nel sottomenu Informazioni, quindi fai clic su "Archivia ..."

  5. Scegli una cartella da archiviare

  6. Fare clic sul nome della cartella che si desidera archiviare. Ad esempio, fai clic su "Posta in arrivo" nella cartella del tuo account di posta elettronica.

  7. Scegli quali email archiviare

  8. Immettere una data nel campo accanto a "Archivia elementi più vecchi di" oppure fare clic sulla freccia e selezionare una data, per archiviare gli elementi con date precedenti all'inserimento. Ad esempio, inserisci "1/1/18" per archiviare gli elementi della cartella creati prima dell'anno 2018.

  9. Decidi dove conservare i dati

  10. Fare clic sul pulsante "Sfoglia" se si desidera scegliere una posizione personalizzata per l'archivio. Si consiglia di non modificare la posizione del file di archivio. Fare clic sul pulsante "OK" per avviare il processo di archiviazione.

Evitare la perdita di dati

Per impostazione predefinita, gli elementi archiviati vengono archiviati nella cartella "File di Outlook" in Documenti.

Alcuni server Microsoft Exchange possono limitare o disabilitare la capacità di archiviare elementi in base ai criteri di conservazione della posta dell'organizzazione. Assicurati di comprendere le politiche e i limiti della tua azienda prima di rischiare di perdere dati o di violare involontariamente le regole sulla durata di conservazione delle e-mail. Consulta il tuo reparto IT se ne hai uno per ulteriori informazioni sulla durata di conservazione dei dati archiviati.

Gli elementi che hai archiviato potrebbero essere rimossi completamente dal tuo server di posta. Si consiglia di creare backup della cartella File di Outlook per evitare di perdere l'accesso agli elementi archiviati. Anche in questo caso, assicurati di farlo in conformità con i criteri della tua organizzazione se utilizzi Outlook al lavoro.

Se hai molto spazio senza archiviare i dati, potrebbe non essere necessario utilizzare le funzionalità di archiviazione di Outlook. Invece, potresti voler semplicemente organizzare le email in cartelle o archiviarle in altro modo in un modo in cui puoi trovare facilmente ciò di cui hai bisogno.