I vantaggi e gli svantaggi dei fogli di calcolo

Negli affari, la pianificazione strategica è essenziale e richiede informazioni valide per prendere decisioni chiave. La scelta degli strumenti giusti per l'immissione, il monitoraggio, l'analisi e l'archiviazione dei dati aiuterà gli imprenditori ei manager a fare le scelte migliori per l'attività della propria azienda. Uno dei componenti all'interno delle suite di produttività del software è il foglio di calcolo. I fogli di calcolo sono popolari tra i contabili e tra coloro che amano raccogliere e tenere traccia dei dati, tuttavia ci sono alcune limitazioni che potrebbero non renderli la scelta migliore per ogni applicazione per ufficio.

Vantaggio: organizzazione dei dati

I fogli di calcolo sono spesso lo strumento di riferimento per la raccolta e l'organizzazione dei dati, che è tra i più semplici dei suoi usi. Le informazioni possono essere facilmente inserite in colonne e righe ordinate e quindi ordinate per tipo di informazione. Sebbene una vasta raccolta di dati possa essere travolgente da visualizzare nel suo stato grezzo, gli strumenti all'interno del programma consentono all'utente di creare presentazioni in cui i dati vengono analizzati e inseriti in grafici a torta o tabelle per una facile visualizzazione e interpretazione.

Svantaggio: pregiudizio dell'utente

Tuttavia, lo svantaggio è che solo le informazioni che l'utente sceglie per l'analisi sono incluse in queste presentazioni e, pertanto, altre informazioni pertinenti che possono influenzare il processo decisionale potrebbero essere escluse, involontariamente. Per rendere il reporting dei dati più intuitivo e completo, le aziende scelgono di utilizzare strumenti di reporting come Tableau e Qlik, invece di fare affidamento esclusivamente sul foglio di calcolo.

Vantaggio: semplifica i calcoli

A nessuno piace passare tutto il tempo al lavoro a fare calcoli ripetitivi. Il grande fascino dei fogli di calcolo è che il programma fa tutti i calcoli per l'utente. Una volta che una formula è stata scritta e il programma ha un comando set, i calcoli complessi possono essere facilmente calcolati per i dati correlati che sono stati inseriti. Ciò consente agli utenti di porre domande "what if" e di ottenere facilmente le risposte di cui hanno bisogno senza la necessità di rielaborare i calcoli.

Ad esempio, se il foglio di calcolo è impostato per calcolare l'utile lordo, quando viene modificata una variabile come il costo per unità, i costi di spedizione o lo sconto sulle vendite, il software ricalcola automaticamente il nuovo profitto lordo in base alle nuove informazioni.

Svantaggio: l'apprendimento della sintassi richiede abilità

La parte difficile per molti utenti è che i calcoli devono essere inseriti nel foglio di calcolo come formule. Ciò richiede l'apprendimento della sintassi corretta per ogni tipo di calcolo che si desidera eseguire. Sebbene siano disponibili molte classi per apprendere le competenze necessarie per utilizzare queste formule, molti utenti le trovano ancora difficili. Se la sintassi non è corretta, il programma non restituirà le informazioni corrette quando vengono eseguiti i calcoli. Inoltre, se gli utenti inseriscono dati errati, anche in una sola cella del foglio di calcolo, tutti i calcoli e le celle correlati saranno interessati e avranno dati errati.

Vantaggio: accesso per più utenti

Nell'ambiente di lavoro collaborativo odierno, più utenti all'interno di un ufficio spesso hanno bisogno di accedere agli stessi documenti. Se si utilizza Microsoft Excel, i fogli di calcolo possono essere condivisi, ma solo un utente alla volta può modificare i dati. Se vengono create e aggiornate copie locali, gli altri utenti non avranno accesso ai nuovi dati. Fogli Google offre la soluzione per la condivisione di file e consente a più utenti di accedere e aggiornare un singolo modulo.

Tieni presente che, in entrambi i casi, non esiste una cronologia dei file. Pertanto, indipendentemente da chi apporta modifiche in qualsiasi momento, quando vengono apportate modifiche, la cronologia delle informazioni precedenti viene persa.

Svantaggio: mancanza di sicurezza

Un altro svantaggio del foglio di calcolo è la mancanza di sicurezza per i tuoi file. In genere, i fogli di calcolo non sono così sicuri e quindi sono maggiormente a rischio di danneggiamento dei dati o cattiva gestione delle informazioni. I file che contengono informazioni finanziarie sensibili potrebbero non essere al sicuro dagli hacker, anche se protetti da password.

Altri tipi di software di raccolta dati potrebbero quindi essere un'opzione più adatta. Access, Oracle o qualche altra forma di database relazionale è dotato di misure di sicurezza che proteggono l'integrità dei dati e impediscono la riorganizzazione delle informazioni. Ad esempio, in un foglio di calcolo, un utente potrebbe ordinare una colonna di informazioni e potrebbe inavvertitamente causare la mancata sincronizzazione delle informazioni correlate, come il nome e il cognome. Al contrario, un database manterrà unificate tutte le parti di un record, garantendo così una migliore integrità dei dati.