Cinque fasi di un processo di offerta

Molte piccole imprese cercano di espandere il proprio mercato facendo offerte per progetti più grandi o più a lungo termine. I contratti possono includere richieste di proposte governative (RFP) o società che cercano di essere il fornitore principale di un particolare prodotto o servizio per un accordo di conglomerato di grandi dimensioni. Quando fai un'offerta per un contratto, segui i cinque passaggi fondamentali per aumentare le tue possibilità di aggiudicarti l'appalto.

Ricerca e pianificazione

Questo passaggio richiede tempo per stabilire le qualifiche della tua azienda per soddisfare le esigenze del progetto. È fondamentale sapere che la tua azienda ha l'esperienza e le risorse per soddisfare le esigenze di un importante contratto. Nella fase di ricerca e pianificazione, guarda il tuo business plan come una risorsa di informazioni. Utilizza le informazioni sulla richiesta di offerta del contratto, quindi estrai i dettagli pertinenti dal tuo piano aziendale e perfezionalo per il progetto.

È importante fare ulteriori ricerche sull'azienda richiedente, presentando la richiesta di offerta per comprendere la missione e la visione dell'azienda. Utilizzerai tutte queste informazioni per strutturare la tua offerta in modo adattato alle esigenze della richiesta.

Preparazione dell'offerta

La creazione dell'offerta richiede la personalizzazione del piano aziendale per evidenziare come la tua azienda è in grado di soddisfare la richiesta di offerta. Considera i costi dei materiali, i tempi e la manodopera necessari per completare l'offerta. Ricorda che un'offerta non viene sempre data al prezzo più basso ma viene data invece all'azienda più in grado di servire le esigenze dell'offerta. Analizza i costi, assicurati che siano accurati e giustifica i costi, in base alle esigenze del progetto. Chiarisci se stai fornendo sconti o servizi premium e perché questo è vantaggioso per il progetto.

Invia l'offerta

La maggior parte delle agenzie governative che cercano una RFP o una richiesta di preventivo (RFQ) utilizza portali online per inviare offerte. Assicurati di imparare come funzionano i portali e che l'invio vada nel posto giusto con la documentazione corretta allegata in un file PDF combinato. La Small Business Administration (SBA) locale è una buona risorsa per aiutare a navigare nei sistemi governativi.

Se l'offerta è per un'organizzazione del settore privato, scopri il miglior metodo di consegna dell'offerta. Sebbene i formati digitali siano ampiamente accettati perché facilmente distribuiti alle parti interessate, alcune organizzazioni potrebbero desiderare offerte stampate. Segui le loro regole per stabilire la tua professionalità.

Piattaforma di presentazione

Se hai svolto tutto il lavoro attraverso la determinazione del prezzo e l'invio dell'offerta, potresti avere l'opportunità di incontrare il team decisionale che esamina l'offerta. Nel mondo digitale di oggi, aspettati di presentare di persona o tramite riunioni online.

Preparati a rispondere alle domande sull'offerta, fornire ulteriori dettagli sui prezzi o sulle tempistiche. Questa è spesso la fase in cui ti potrebbe essere chiesto se questa è la tua offerta "migliore e finale". Prendi una decisione se c'è spazio per gli aggiustamenti e informa il gruppo che puoi fornire un'offerta rivista, se necessario. Assicurati di dettagliare ciò che cambia a un prezzo inferiore, sia che si tratti della qualità dei materiali, dell'esperienza del lavoro o di qualsiasi altro fattore che influisce sul prodotto finale.

Ottenere l'aggiudicazione del contratto

Assicurati di sapere quando verrà assegnato il contratto. Sebbene queste scadenze siano soggette a modifiche, ti consigliamo di impostare i tuoi calendari e di darti abbastanza tempo per fare i preparativi necessari per adempiere al contratto. Le agenzie aggiudicatrici non si aspettano che un progetto inizi immediatamente dopo il premio, ma dovrai avviare il dialogo sulla definizione delle date di inizio. Rimani in contatto con il responsabile della tua agenzia, prendi nota di eventuali richieste di modifica dell'ambito e apporta modifiche al contratto. Sii professionale e consegna in tempo per aumentare le tue possibilità di futuri premi.