Come creare cartelle di posta elettronica per persone specifiche in Outlook

Per impostazione predefinita, qualsiasi email che ricevi tramite Microsoft Outlook andrà automaticamente nella tua casella di posta principale. È spesso utile, tuttavia, organizzare i messaggi in cartelle in base a chi li ha inviati. Puoi farlo per evidenziare automaticamente le email di un importante fornitore o cliente o per separare le email da una mailing list. Qualunque sia la ragione, puoi facilmente creare una regola in Outlook per inserire automaticamente determinate email in determinate cartelle.

Crea una cartella in Outlook

Outlook ti consente di creare cartelle per organizzare la tua posta elettronica come meglio credi. Questi sono in aggiunta alle cartelle predefinite come la posta in arrivo, la posta in uscita, la cartella dei messaggi inviati e la cartella delle bozze.

Per aggiungere una cartella, fare clic con il pulsante destro del mouse nell'elenco delle cartelle e fare clic su "Aggiungi cartella". Digita un nome per la cartella e premi Invio.

Puoi trascinare i messaggi tra le cartelle per organizzarli manualmente o impostare le regole di filtro di Outlook per inviarli alla cartella desiderata in base a varie caratteristiche.

Configurare le regole di posta elettronica di Outlook

È possibile creare una regola in Outlook per specificare come viene elaborato un particolare set di messaggi di posta elettronica.

Per farlo, fai clic con il pulsante destro del mouse su un messaggio con la caratteristica che ti interessa, quindi fai clic su "Regole". Ti verrà chiesto se desideri creare una regola in base a chi ha inviato e ricevuto l'email. Se lo fai, fai clic su quell'opzione. Per visualizzare più opzioni, come le regole basate sul dominio, come example.com, che ha inviato la posta o il contenuto della riga dell'oggetto, fai clic su "Crea regola".

Quindi, ti verrà chiesto cosa vuoi che Outlook faccia con le email che corrispondono alle regole. Fare clic sulla casella "Sposta elemento nella cartella " e selezionare una cartella se si desidera inserire i messaggi di posta elettronica corrispondenti a quella serie di regole in una cartella specifica. Fare clic su "OK" per salvare la regola.

Ti verrà chiesto se desideri eseguire la regola sui messaggi già ricevuti. Se lo fai, fai clic su "OK".

Esegui regole sulla posta esistente

Se desideri eseguire una regola sui messaggi esistenti dopo averla creata, Outlook ti consentirà di farlo. Innanzitutto, fai clic sulla scheda "File". Fare clic su "Gestisci regole e avvisi " e in "Regole e-mail", fare clic su "Esegui regole ora".

Seleziona la casella accanto a ciascuna regola che desideri applicare. Scegli le cartelle a cui vuoi applicare le regole con il selettore "Esegui nella cartella" . In " Applica regole a", scegli se applicare le regole a tutti i messaggi o solo ai messaggi letti o non letti. Fare clic su "Esegui ora" per eseguire la regola.

Elimina una regola esistente

Puoi cambiare idea su una delle tue regole di filtro della posta elettronica. In tal caso, puoi eliminarlo.

Fare clic sulla scheda "File" e quindi su "Gestisci regole e avvisi". In "Regole di posta elettronica", scegli la regola che desideri eliminare. Fare clic sul pulsante "Elimina". Quando richiesto, fare clic su "OK" per confermare che si desidera eliminare la regola.

La posta esistente già elaborata dalla regola non sarà interessata.

Prova le tue regole e-mail

È una buona idea testare una regola di posta elettronica dopo averla creata per assicurarsi che funzioni correttamente. Puoi farlo applicando la regola ai messaggi esistenti quando richiesto o aspettando l'arrivo di un'e-mail corrispondente alla regola.

Se la regola si applica a chi invia un messaggio, puoi aspettare che quella persona ti invii un messaggio o, se si tratta di un collega o un amico, chiedergli di inviarti un messaggio di prova. Controlla se il messaggio viene indirizzato alla cartella speciale o alla tua normale casella di posta. Se il messaggio non va nel posto giusto, prova a rimuovere la regola e a crearla di nuovo.