Esempio di verbale di riunione

I verbali delle riunioni non sono solo un cheat sheet di ciò che è stato detto alla riunione del personale della scorsa settimana. I verbali possono essere documenti legali formali che rappresentano l'azione ufficiale del consiglio di amministrazione di una società o della leadership di un'entità governativa. Poiché i verbali sono la registrazione ufficiale delle attività economiche e governative, è utile svilupparli in modo efficace. Se scrivi a mano delle note su carta, può essere utile avere un modulo prestampato in modo da poter inserire le informazioni appropriate dove va. È inoltre possibile creare un modulo per computer se si porta il laptop o il taccuino elettronico da utilizzare durante la riunione.

Informazioni sull'intestazione

I verbali includono un'intestazione della data e del luogo della riunione. L'intestazione registra chi era presente e chi ha avuto un'assenza giustificata, e in genere identifica la persona che ha servito come presidente della riunione e segretario della registrazione. Le riunioni che si svolgono simultaneamente in più luoghi, ad esempio tramite videoconferenza, in genere registrano la partecipazione in base alla posizione.

ESEMPIO:

Verbale della riunione del Consiglio di amministrazione della società A-1, 4 maggio 2017 Sala del consiglio di amministrazione, edificio della sede centrale Robert Johnson, presidente e Kyle McGregor, segretario alla registrazione Presenti: R. Johnson, M. Perez, J. Hatoyama, F. Michaels, S. Hawthorne, M. Smith, R. Sandborn, V. Clark

Materiale introduttivo

I verbali iniziano in genere con l'ora esatta in cui il funzionario che presiede ha convocato la riunione per ordinare. Nella maggior parte delle riunioni, i primi punti all'ordine del giorno includono presentazioni, osservazioni del funzionario che presiede e approvazione dei verbali della riunione precedente. Cattura i punti principali offerti durante le osservazioni dell'ufficiale che presiede. Se i membri hanno offerto modifiche al verbale della riunione precedente, registrare le modifiche con precisione.

ESEMPIO:

Il signor Johnson ha convocato la riunione per ordinare alle 14:46. Dopo presentazioni informali, Johnson ha annunciato che il suo gatto ha recentemente partorito sei gattini. Su mozione della sig.ra Hawthorne, il verbale della riunione di luglio è stato approvato all'unanimità con l'eccezione che la parola "camion" nel paragrafo 15 è rimossa e sostituita con la parola "semi trattore".

Consent Agenda

Sebbene ogni riunione abbia una struttura diversa, le riunioni formali, specialmente per i gruppi governativi, di solito iniziano con un "programma di consenso", che è poco più di una serie di rapporti e dichiarazioni che non richiedono un voto. L'agenda del consenso include spesso corrispondenza, rapporti di comitati e altro materiale di sola informazione.

Registra i punti principali per ogni argomento discusso durante l'ordine del giorno del consenso, identificando l'argomento della conversazione e tutti i commenti principali offerti dai membri durante la discussione aperta.

ESEMPIO:

La signora Smith ha letto nel verbale una lettera della XYZ Manufacturing Company datata 4 novembre. La lettera elogiava la professionalità della divisione trasporti nell'accelerare la consegna di un prodotto di alto profilo. Il signor Perez, a nome della divisione trasporti, ha affermato che XYZ ha svolto un ottimo lavoro nel fornire istruzioni dettagliate sul percorso.

Agenda aziendale

L'agenda aziendale è dove si trova l'azione: la parte della riunione in cui i membri discutono e votano su vari punti d'azione. Per i verbali formali, il segretario deve trascrivere la mozione in corso di votazione e il conteggio dei voti effettivi, inclusi chi ha votato a favore e contro la domanda. In genere, il segretario cattura anche un riassunto del dibattito, inclusi i punti principali sollevati da ciascun membro che ha parlato.

Tecnicamente, non esiste un voto per "astenersi". Astenersi significa non votare affatto. Le persone che desiderano registrare che non sono né favorevoli né contrarie a una questione dovrebbero invece votare "presenti".

ESEMPIO:

Johnson ha aperto la discussione su una fattura da ABC Widgets per $ 21.434,87. La signora Hatoyama ha detto che la fattura è stata approvata dal comitato finanziario la scorsa settimana. Il signor Michaels ha detto di supportare il lavoro in corso con ABC Widgets. Hatoyama ha deciso di approvare la fattura di ABC Widgets, Inc., per $ 21.434,87. La signora Sandborn è stata distaccata. Il movimento ha portato 4-2, con Hatoyama, Sandborn, Michaels e Smith a favore e Perez e Clark si sono opposti.

Materiali conclusivi

La maggior parte dei minuti normalmente termina con l'ora di aggiornamento della riunione. I verbali sono firmati dal presidente e dal segretario della registrazione, sebbene se il segretario è un membro votante del gruppo, la sola firma del segretario è spesso sufficiente.

ESEMPIO:

Johnson ha aggiornato la riunione alle 19:14. La prossima riunione è prevista per il 5 agosto alle 15:00 nella sala del consiglio di amministrazione.

Firmato Robert Johnson, presidente Kyle McGregor, segretario di registrazione